コラム
緊急連絡網のリスク│個人情報が漏洩しにくい連絡網システムとは?
2019.07.04

緊急連絡網のリスク│個人情報が漏洩しにくい連絡網システムとは?

個人情報の保護に対する意識の高まりから、学校法人は個人情報取扱に関する安全管理措置を行うことが求められています。クラス名簿も法令上、個人情報にあたり、名簿は保護者や卒業生といった不特定多数の人に配付しますので、適切な保護・管理を行うように注意喚起をするだけでは、情報の漏洩を防ぐことは大変難しいでしょう。2017年5月に施行された改正個人情報保護法により、一般企業だけでなくPTAのような非営利組織も法令の対象内となったため、従来に比べて個人情報の慎重な取扱いが求められています。

個人情報の保護を強化することはコンプライアンス上大変重要ですが、学校運営においては「クラス名簿が容易に作成できない」「保護者同士のコミュニケーションがとりづらい」「父母主催の学校行事への協力依頼が円滑に行えない」「卒業アルバムや卒業生名簿が円滑に作成できない」といった問題も出てきています。

個人情報保護の観点で考える緊急連絡網のリスク

●緊急連絡網は個人情報の漏洩リスクがある

近年、学級連絡網やクラス名簿は、名簿業者への漏洩トラブルの元となるケースが多く、個人情報保護の観点から作成するのが困難になってきています。改正個人情報保護法では、組織が個人情報を取得することを禁止しているわけではなく、利用目的を説明した上で本人に同意を得れば、利用目的範囲内で連絡網を作成することができるのですが、従来のバケツリレー方式の連絡網による運用は、情報漏洩の危険性が高く、生徒や保母者から敬遠さえることから、個人データを集めることが難しくなってきています。全員の同意が得られなければ、同意を得られた生徒だけの連絡網となり、従来スタンダードであったバケツリレー型の連絡が仕組みとして成立しなくなってしまいます。

●緊急連絡網に変わるシステムが登場

学校が緊急連絡網も作成しづらくなってきたため、連絡網システムという新しいシステムが導入され始めています。このようなシステムはインターネットを通じて、登録された連絡先にシステムを介してメッセージを発信する仕組みとなっており、電話・メール・FAXなど様々な端末手段で送信でき、学校・家庭間の連絡が取りやすいことが特長です。

連絡網システムのメリット

●個人情報の漏洩リスクが少ない

個人情報は学校側へ提出せずに、保護者が自分で個人情報を登録するため、第三者に情報が漏洩しにくいシステムです。学校側は生徒や保護者の大切な個人情報を管理する必要がなくなります。紙(書面)で連絡先を配布し通知する必要がなくなり、容易に情報がもれにくいため、他人に知られる心配もありません。

●管理の手間が少ない

書類やパソコンのファイルに記録された個人情報は、厳重に保管する必要がありますが、緊急連絡網システムはサーバーやクラウド上で情報を管理しているため学校側の管理の負担が減ります。

●情報の伝え漏れがなくなる

一斉送信機能が備わっているため、短時間ですべての生徒や保護者に適正な情報を伝達できます。バケツリレー方式の緊急連絡網は全員に情報を伝えるまで時間がかかり、内容が正確に伝達されないケースも少なくありません。確認が取れるまで繰り返しメッセージを送り続ける機能を備えたシステムもあり、災害時の安否確認としても活用することができ、学校の防災対策を強化することができます。

緊急連絡網の代わりに導入したいおすすめのシステム

セイコーエコロジアの緊急連絡網システムエマージェンシーコールは、学校が個人情報を集めることなく、連絡網システムを確立することができます。エマージェンシーコールはインターネット上の連絡網システムで、情報の登録を学校側で行わずに、保護者・生徒側で登録を行ってもらいます。そのため、重要な個人情報を学校で管理する必要がなくなり、情報漏洩も防ぐことができます。保護者や生徒には、固定電話・携帯電話・スマートフォン(iPhone/Android)・パソコンメール・FAXといった情報を合計10箇所まで登録してもらい、学校から連絡をしたい場合は、登録された受信端末へ連絡事項を一斉送信することができます。送った情報を確認しているかどうか状態の把握もでき管理者の負担を軽減します。

一方的な発信だけでなく、質問形式の問いを準備し、回答を集計することも可能です。緊急連絡以外にも「注意喚起の連絡」「学校行事の開催(中止)連絡」「帰宅時間の変更連絡」「部活動・委員会の連絡」「生徒の引き取り訓練」「情報収集の呼びかけ」「教職員の緊急招集」「誤った連絡の訂正のお知らせ」など、いろいろな状況にあわせて、インフォメーションを送ることができます。

インターネットがつながる環境とパソコンがあれば、導入できるシステムのため、初期投資コストはかかりません。費用が発生しないため、予算申請をせずに連絡網システムを導入することが可能です。導入後は新しいシステムに慣れていただけるよう、操作方法や運用に関するサポート体制も整えていますので安心安全に導入を進めることができます。

個人情報を守り健全な学校運営を

バケツリレー方式の連絡網は廃止になってきていますが、やはりクラスメイトの連絡先がわからないのは不便という声があり、PTA管理のもと学級名簿を作るケースもあるようです。学校とPTAと家庭が連携を取り、どのような方法が良いか議論をして法令にのっとった運用が必要だと言えます。学校で扱う個人情報は生徒や保護者から情報提供されるものが少なからずあります。生徒や保護者の信頼を失わないように、適切に個人情報を扱い、生徒の教育と学校運営に活かしていくことが求められていますので、社会における学校の役割を十分に配慮し対応していくことが望ましいと言えます。

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