コラム
安否確認の必要性|緊急時の早期復旧に不可欠なBCPとは?
2019.07.02

安否確認の必要性|緊急時の早期復旧に不可欠なBCPとは?

自然災害・大災害などの非常時に、企業が資産の被害を最小限に抑え、迅速な復旧を行い、事業を継承していくための計画をBCP(Business Continuity Plan/事業継続計画)と言います。従業員や関係者の安全を守り、操業率を落とさずに事業を継続するためにも、従業員の安否確認を迅速に行う必要があります。復旧が遅れると事業の縮小・廃業といった事態に追い込まれてしまう可能性もありますので事前の災害対策が大切です。

安否確認とは

●安否確認の意味

安否確認とは、企業や法人が関係者の生存や安否を確認することを言います。一般企業であれば社員、学校法人であれば生徒や保護者、介護事業であれば高齢者、といったように緊急事態発生時には、団体の担当者が各関係者の安否確認作業を行うことになります。

●多様化が進む安否確認の方法

2011年の東日本大震災では、地震や津波の影響で通信インフラが破壊されたことや、被災地への電話が集中し固定電話や携帯電話がつながりにくくなってしまいました。その教訓から、様々な通信手段で安否確認を行えるように、提供事業者のソフト開発が進んだことで、緊急連絡網のツールが多様化し、利用できるようになってきました。

電話
直接相手に電話で確認をする方法です。大規模な災害発生時には災害地域への電話が集中し、電話回線の混雑によりつながらないことがあります。NTT東日本・NTT西日本は、災害発生時に安否確認をスムーズに行えるように、固定電話や携帯電話などを利用してメッセージを残せる「災害用伝言ダイヤル(171)」の提供を行っています。通信事業を行っているNTTドコモ・ソフトバンク・auなども独自で災害用伝言板のサービスを提供しています。こちらもあわせて活用すると良いでしょう。

安否確認システム
基本的な機能として、管理者から登録されているメンバーへの一斉連絡が可能です。連絡を受けたメンバー(受信側)が自ら安否情報を返信する仕組みです。メールでの一斉連絡以外にもアプリや電話により情報発信をする機能がついたシステムを提供している安否確認サービスもあります。

SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)
Facebook・Instagram・Twitter・LINEといったSNSは、電話・メールなどが繋がらないときに利用されています。インターネットが繋がる環境があれば、パソコンやスマートフォンから自らの安否を発信したり、メッセージ機能を利用して家族・友人と連絡を取り合うことが可能です。

安否確認の必要性

●BCPの初動対応である安否確認の重要性

災害・テロなどの非常事態が発生した際に、事業資産を守り、法人機関の活動を復旧・継続するための計画(BCP)は大変に重要であると言えます。セキュリティーシステムが被害を受け、企業の機密情報や顧客情報が流出し、評価や信頼性が低下するといった二次被害を受ける可能性もあります。2011年の東日本大震災では、インフラ設備が大きな被害を受け、従業員との連絡が途絶えてしまいました。そのため、業務再開の目途が立たず会社として身動きの取れない状況が続きました。企業の経営資源である従業員がいなければ、被害から復旧することは大変難しいため、迅速な安否確認がBCPを進める第一歩です。

企業だけでなく学校においても、生徒の安心安全な環境を維持するという観点からBCP必要性が高いと言えます。通学時のトラブル・事故、不審者出没といった情報共有を学校と家庭が連携して行うことで、生徒の安全を守ります。

●BCP策定のメリット

BCPをきちんと策定しておくことで、緊急時にどのような対応を取るべきか、迅速な判断を行いやすくなります。事前に立てた緊急時の行動計画に従い、事業再開のスピードを速めることができます。取引先・顧客に対しても信頼性を失うことがなく、事業継続能力が取引の選定基準とされることもあります。従業員・顧客を守る企業としての姿勢を示すことで社会からの信頼を獲得しやすいと言えます。

安否確認におすすめのシステム

そこでご紹介したいのが、セイコーエコロジアが提供している連絡網システムエマージェンシーコールです。これは管理者である会社から伝えたい情報を関係者の方々に発信するシステムです。従業員やその家族を守るネットワークをサポートするコミュニケーション手段で、連絡事項の一斉配信や緊急時や災害時に安否確認のメッセージ送信をすることができます。新たな設備投資が不要で、既設のパソコンとインターネットの接続環境があれば簡単に運用を開始することができます。新たに予算を申請することなく導入コスト0円で連絡網システムを構築することが可能です。

固定電話・携帯電話・スマートフォン(iPhone/Android)・パソコン・FAXと受信端末に関わらず一斉に配信することができ、管理者が複数の連絡先へ情報発信する煩わしさを解消します。発信した情報が確認されているかどうかをリアルタイムで表示することが可能ですので、発信後の状況を一括でチェックでき管理もスムーズです。管理データをエクセルにダウンロードすることもでき、データを加工し集計を行う際に便利です。ロボットが合成音声で読み上げたメッセージや人が読み上げたメッセージを固定電話へ連絡することも可能です。連絡を受け取る側が、パソコンやスマートフォンなどの情報機器に関してスキルが高くない場合でも、固定電話・携帯電話・FAXといった使い慣れた機器へも送信できるという特長があります。

エマージェンシーコールは一方的な配信だけではなく、質問形式のやりとりも可能です。例えば「出社が可能ですか」「帰宅が可能ですか」といった質問に対し「可能です」「不可能です」という2択の回答を用意し、集計するといった活用方法もあります。内容は事前に登録しておき繰り返し使用することができます。

エマージェンシーコールは個人情報に関わる部分をセキュリティーセンターで管理しているので安心してご利用いただけます。個人情報の登録・修正を従業員側で行ってもらうことも可能ですので、大切な個人情報を企業側で管理する必要はありません。また心臓部であるデータセンターを関東・関西2拠点におき同時運用をしていますので、万が一大規模災害等により通信・電力インフラが喪失しても、全停止を避けるように体制を整えています。

連絡先は最大10か所登録でき、電話番号・FAX番号・メールアドレスなど複数の登録可能です。確認操作が行われるまで繰り返し連絡する機能により発信されたメッセージを認知する機会が増え、高い回答率を維持しています。独自のサポートシステムで連絡網システム(エマージェンシーコール)のスムーズな導入をお手伝い致します。

災害時には一歩先の指示を

災害時には指示命令系統の確立と、情報を共有し決定を迅速に実施することが大切です。災害発生直後でも一歩先の指示を確実に行えるように平時に計画をしておくことが重要と言えます。今回のコラムをBCP策定の一助にしていただければ幸いです。

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