コラム
災害時の緊急連絡網として利用できる安否確認システムの特徴と選び方
2019.07.02

災害時の緊急連絡網として利用できる安否確認システムの特徴と選び方

東日本大震災の経験から災害時の緊急連絡をどのような体制で行うのが良いのか、既存システムの再構築や新システムの導入検討を行う学校や企業が増えてきました。元々、地震や台風といった自然災害が発生しやすい日本において、緊急事態の対応をシステムとして構築しておくことは大変重要だと言えます。今回は災害時に利用できる安否確認システムの特徴と選び方について、お伝えしていきたいと思います。

災害時の緊急連絡網として活用可能な安否確認システム

●災害時に便利な「安否確認システム」とは?

安否確認システムとは災害時に企業なら社員、学校なら教員・生徒の安否を確認することができるシステムのことです。近年は多くの企業や学校が災害時の情報伝達の手段として導入しています。伝えたい情報を固定電話・携帯電話・スマートフォン・パソコン・FAXといった受信端末へ一斉に送信することが可能です。受信者からフィードバックされたデータを集計し、管理者状況を把握することもできます。

●災害対策に安否確認システムを導入する必要性

大地震・台風・集中豪雨などが発生すると、被災地への安否を気遣う連絡が増加し、音声による電話通信がつながりににくくなり、関係者(社員・生徒など)と連絡が取れなくなる可能性があります。安否管理システムはインターネットを活用し、登録者への安否確認を行うため、災害時の状況把握の大部分を自動化できますので管理者の心理的・作業的負担も軽くなります。Facebook・Instagram・Twitter・LINEといったSNSの場合、使い方によっては重要な情報が外部へ漏れる可能性がありますが、安否情報システムは閉じられた仕組みのため情報が漏れることもありません。

安否確認システムの主な機能と選び方

●安否確認システムの主な機能

提供事業者が用意しているサービスにはそれぞれに特徴がありますが、基本的に安否確認をスムーズに行うための機能が備わっています。多くのシステムには以下の1~4が標準装備(またはオプションプラン)として使えるようになっています。

  1. 一斉連絡やメール配信の自動送信ができる機能
  2. 確認ができるまで繰り返し連絡する機能
  3. 連絡先のグループ設定機能
  4. 電話・パソコン・FAXなどを使って情報をやり取りすることができる機能

●安否確認システムの選び方

大規模な災害でも止まらないシステムを選ぶことが重要です。クラウドサーバーを利用しているシステムであれば地震や火災などの影響を受けにくいと言われています。一方、オンプレミス(社内運用型)サーバーは、災害時に使えなくなる可能性が高く、データが失われてしまえば災害時は乗り切ったとしても、平常体制に戻るために時間やコストがかかってしまい事業活動に支障が生じます。

また、新しいシステムに慣れるまで時間がかかりますので、サポートが手厚く問い合わせしやすい会社のシステムの導入が良いでしょう。システムを導入しても、連絡を受けるユーザーが所有している端末に対応していなければ使い物になりません。システムによって固定電話・携帯電話・スマートフォン・パソコン・FAXの全ての受信機器に対応しているもの、一部だけに対応しているもの、有料サービスであれば対応しているもの、などがありますので、ユーザーがどの端末だと連絡手段として使いやすいのか事前にリサーチを行いましょう。学校法人であれば災害時以外にも日常的に活用できるものが良いでしょう。学校行事や登下校時間に関する連絡、集計が必要なアンケートなど、平常時にも使うシーンを増やせれば経済的です。

災害時の緊急連絡網代わりに使えるおすすめのシステム

災害時の緊急連絡におすすめなのが、セイコーエコロジアが提供している連絡網システムエマージェンシーコールです。非常時に管理担当者が、学校や会社から伝えたい情報を関係者の方々に発信します。組織のコミュニティを守る連絡手段で、緊急時や災害時に安否確認のメッセージを一斉配信することができます。既設のパソコンとインターネットの接続環境があれば簡単に運用を開始することができ、新たな設備投資は不要です。導入コスト0円で連絡網システムを構築できますので予算を申請する必要もありません。

固定電話・携帯電話・スマートフォン(iPhone/Android)・パソコン・FAXなど受信端末の種類に関係なく一斉配信が可能で、煩わしい複数受信端末への情報発信作業が軽減されます。発信済の情報が確認されたかどうかをリアルタイムで表示することができるため、発信後の状況確認の一括管理が可能です。管理データをエクセルにダウンロードすることもできます。ロボットの合成音声や教職員の録音音声を固定電話へ連絡することもでき、受信者がパソコンやスマートフォンなどの情報機器に関してスキルが高くない場合でも、固定電話・携帯電話・FAXといった使い慣れた機器で情報を確認できるという特長があり汎用性に優れています。

一方的な配信だけではなく、質問形式のやりとりもできます。例えば「登校(出勤)は可能ですか」といった質問に対し「可能です」「不可能です」という2つの回答を準備し、集計するといった活用方法もあります。内容は事前に登録し、繰り返し使用することができます。

管理している個人情報はセキュリティーセンターで保管しているので安心してご利用いただけます。個人情報の登録・修正は情報受信者側で行いますので、大切な個人情報の管理は必要ありません。情報を管理しているデータセンターは関東と関西の2拠点におき同時に運用をしていますので、大規模災害等により通信・電力インフラが電源喪失しても、全停止を避けるよう体制を整えています。

連絡先は、複数登録が可能(最大10か所)です。情報受信者が確認を行うまで繰り返し発信する機能により、メッセージを認知する機会が増え、高い回答率を維持しています。導入においてはサポートシステムをご用意しており、スムーズな運用をお手伝い致します。

・導入事例
東京都杉並区
新渡戸文化小学校様
瞬時に確実に学校が保護者に伝えたいことが伝えられるということが、とても大きなメリットだと思います。

備えあれば憂いなし/安否確認システムを構築しましょう

災害発生時には速やかに関係者の安否を確認しておくことが学校や企業の管理者には求められます。震災や台風といった災害は想定外のことが多く、事前に状況を予想することは大変難しいので、非常時に備えて平時に準備をしておくことが重要です。災害時の対策を万全しておけば、組織をより早く通常の運営状態へ戻すことができます。

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