コラム
安否確認の方法│緊急時に備えてスムーズな伝達手段の構築を
2019.07.02

安否確認の方法│緊急時に備えてスムーズな伝達手段の構築を

学校法人や一般企業などは生徒や従業員を守るために、災害や事故といった緊急時に備えて普段から対応を考えておくことが大切です。特に関係者の安否確認は最も重要な対策の一つで、東日本大震災の経験から緊急対策の見直しを行う団体が増えてきています。ICTやIOTの発達により、現在は様々なツールが活用されています。安否確認方法やツールの内容についてお伝えしていきたいと思います。

安否確認の方法

東日本大震災の際には、多くの人が通話による安否確認を行おうとしましたが、電話が集中しすぎたため、相手につながらないケースが多く、復旧にも時間がかかりました。災害時に開設される伝言サービスや既存のSNSを活用するケースなどをご紹介します。

●安否確認サービスを活用する

NTT東日本やNTT西日本が提供している災害用伝言ダイヤルは、大地震・台風・集中豪雨などの発生により被災地への安否を気遣う連絡が増加し、音声による電話通信がつながりにくくなった際に提供されるサービスです。固定電話や携帯電話からメッセージを録音・再生することができます。パソコンやスマートフォンを使い、インターネット上に100文字程度のメッセージを入力できる災害用伝言板もあります。NTTドコモ・ソフトバンク・auといった携帯電話会社も、災害時に安否確認ができる災害用伝言板サービスを提供しています。

どの会社の安否確認サービスを使用しているか判断しかねる場合には、探したい人の情報を電話番号や名前だけで一括で検索できる「Google パスファインダー」や「J-anpi」といったツールもあります。災害時ほど混乱が生じやすくなりますので、こういった便利なツールも活用すると良いでしょう。

参考:東京都防災ホームページ「5.安否確認手段の準備」

●SNSを活用する

Facebook・Instagram・Twitter・LINEといったSNS上での投稿があるかどうかで、安否確認を行うことができます。各SNS上にはメッセージ機能がついているため、ダイレクトにメッセージを送ることも可能です。災害時には通信電話回線がつながりにくくなる可能性があり、インターネットを用いた方法のほうが確認しやすい場合があります。SNSは災害発生直後の経過に合わせて発信されることがあるため、即時性のある貴重な情報を発信しているケースもありますので活用しましょう。スマートフォンのGPS機能をONにしておけば、自分の居場所がわからなくても位置情報をお知らせできる機能がついているアプリもあります。

●防災アプリを利用する

都道府県や市区町村で運営している防災アプリを活用するのも有効な手段です。事前にインストールして利用方法に慣れておくと災害時に素早く活用ができます。最寄りの避難場所が表示されるマップ機能や火災危険度・建物倒壊危険が示されている防災マップも見ることができます。

参考:東京都防災ホームページ「東京都防災アプリ」

●緊急連絡網を利用する

災害時は大量の音声発信が殺到し、特に被災地内では通常の電話がつながりにくくなる状態が続きますので、平時にインターネット環境を活用した緊急連絡網システムを導入しておけば、非常時の安否確認をスムーズに行うことができます。

災害時の安否確認で覚えておくべきポイント

●安否確認の手段を複数準備しておく

安否確認手段は災害が発生してからでないと、どの手段が有効かの判断が難しいものです。電話とインターネットのどちらがつながりにくくなるか事前にはわからないので、連絡手段を複数準備しておくことが重要です。学校や法人といった団体が生徒・従業員の安否確認をする際に、電話がつながりにくくなるケースにおいては、インターネット上で安否確認ができる緊急連絡網システムを活用するのがおすすめです。一斉に通知ができることと、フィードバックされた内容を一括管理ができるというメリットがあります。

情報漏洩という観点からも、ほとんどのシステムは各ユーザーが直接登録した電話番号・メールアドレスなどの個人情報を、管理者側からは見ることができないようにしているため、管理者IDが漏洩したとしても個人情報が漏れる心配はありません。災害時や緊急時だけでなく、普段のお知らせやアンケートなど日常的な連絡網としても幅広く活用することができます。

●災害時のルールを決めておく

実際には電話もインターネットもつながらないという可能性もありますので、いざというときのために災害時の行動(安否確認・集合場所・メモを残す場所など)を学校・会社・家庭内で話し合って決めておくことも大切です。

安否確認に便利なおすすめのシステム

そこでご紹介したいのが、セイコーエコロジアが提供している連絡網システムエマージェンシーコールです。これは管理者である学校や会社から伝えたい情報を関係者の方々に発信するシステムです。子どもや従業員を守るネットワークをサポートするコミュニケーション手段で、連絡事項の一斉配信や緊急時や災害時に安否確認のメッセージ送信をすることができます。新たな設備投資が不要で、既設のパソコンとインターネットの接続環境があれば簡単に運用を開始することができます。新たに予算を申請することなく導入コスト0円で連絡網システムを構築することが可能です。

固定電話・携帯電話・スマートフォン(iPhone/Android)・パソコン・FAXと受信端末に関わらず、一斉に配信することができ管理者が複数の連絡先へ情報発信する煩わしさを解消します。発信した情報が確認されているかどうかをリアルタイムで表示することが可能ですので、発信後の状況を一括でチェックでき管理もスムーズです。管理データをエクセルにダウンロードすることもできます。ロボットが合成音声で読み上げたメッセージや、教職員の方が読み上げたメッセージを固定電話へ連絡することも可能です。連絡を受け取る側が、パソコンやスマートフォンなどの情報機器に関してスキルが高くない場合でも、固定電話・携帯電話・FAXといった使い慣れた機器へも送信できるため汎用性が高いという特長があります。

エマージェンシーコールは一方的な配信だけではなく、質問形式のやりとりも可能です。例えば「お迎えが可能ですか」「出勤は可能ですか」といった質問に対し「可能です」「不可能です」という2択の回答を準備し、集計するといった活用方法もあります。内容は事前に登録しておき繰り返し使用することができます。

エマージェンシーコールは個人情報に関わる部分をセキュリティーセンターで管理しているので安心してご利用いただけます。個人情報の登録・修正は受信者側で行いますので、大切な個人情報を学校や企業側で管理する必要はありません。また心臓部であるデータセンターを関東・関西2拠点におき同時運用をしていますので、万が一大規模災害等により通信・電力インフラが喪失しても、全停止を避けるよう体制を整えています。

連絡先は最大10か所と複数の登録が可能です。確認操作が行われるまで繰り返し連絡する機能により、発信されたメッセージを認知する機会が増え、高い回答率を維持しています。独自のサポートシステムで連絡網システムエマージェンシーコールのスムーズな導入をお手伝い致します。

●導入事例

東京都杉並区
新渡戸文化小学校様
瞬時に確実に学校が保護者に伝えたいことが伝えられるということが、とても大きなメリットだと思います。

緊急時の準備が大切

安否確認において重要なことは速報性と確実性です。生徒や従業員を守るための重要な安全対策である災害発生時の連絡手段や手順を事前に決めておくことが大切ですね。正確な情報を発信・受信し、非常時に適切な行動するための準備を整えておきましょう。

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