コラム
安否確認とは? 目的や方法を理解して災害時に慌てない準備を
2019.06.18

安否確認とは? 目的や方法を理解して災害時に慌てない準備を

自然災害・大災害などの災害発生時や、感染症・大事故が発生した際に、会社が自社の社員を守り、企業の事業をストップさせないための計画をBCP(Business Continuity Plan/日本語:事業継続計画)と言います。阪神淡路大震災や東日本大震災の経験から、BCPの策定を重要視する企業が増えており、各学校法人も同様に災害対策としてBCPに力を入れる動きが進んでいると言われています。今回のコラムでは安全確認の目的とその方法についてお伝えしていきたいと思います。

安否確認の重要性

●安否確認とは

安否確認とは、災害時に団体組織の関係者(家族・従業員・生徒など)の生存と、現在の状況(どこにいてどうしているのか)を確認することです。多くは、地震・台風・噴火・土砂崩れなどの自然災害発生時に実施される確認作業のことを指します。一人暮らしの高齢者の生存や安全の確認にも使われることがあります。

●安否確認の目的

安否確認をすることに加えて、災害発生時の事業の継続を判断する材料となります。学校の休校や再開のめどなど、次の行動を計画し指示するために必要なデータとなります。東日本大震災では、通信インフラが利用できなくなり、生徒・教員の安否が取れるまで膨大な時間と手間を費やす学校が多かったと言われており、災害時に学校運営を無事に再開させるためには、組織の安全確認システムの構築が求められています。企業・従業員・家族(または学校・生徒・家庭)が連携し、情報収集を迅速に行い、対策を講じるといった初動が重要になります。

安否確認の方法

●安全確認の主な方法

電話
直接相手に電話で確認をする方法です。しかし、大規模な災害発生時には、電話が同じタイミングで集中し、電話回線の混雑によりつながらないことがあります。

メール
携帯電話・スマートフォン・パソコンのメール機能で直接連絡を取り合う方法です。普段慣れている方法ですので使いやすいですが、災害時にサーバーがダウンしてしまうと利用できなくなる可能性があります。

災害用伝言ダイヤル
電話通信事業を行っているNTT東日本・NTT西日本や、移動通信事業を行っているドコモ・au・ソフトバンクなどの各社が、災害時に提供している伝言ダイヤルです。災害発生時に開設され電話回線・通信回線を利用し伝言の録音や再生を行うことができます。

SNS
LINE・Facebook・TwitterといったSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)を利用して被害状況の発信や連絡を行うことができます。災害時は被災地への電話が集中し、電話回線がつながりにくくなってしまうためインターネットを利用したSNSサービスが有効な場合があります。各事業者の基地局が被災してしまっても、Wi-Fi経由で通信が可能というケースもあるようです。リアルタイムで迅速かつ大量の情報発信・収集ができますが、利用者のモラルが守られないと悪質なデマや誤った情報が拡散することがあり、注意すべき点もあります。返信をしなくても受信者がメッセージを確認したことが「既読」として表示されるLINEの機能が役に立ったとの声もありました。

安否確認システム
管理者が一斉に関係者への安定確認を行えるシステムで、各サービス提供事業者により提供されています。このような安否確認サービスは、一斉メール配信・状況確認・掲示板などの機能を利用することができます。インターネットが利用できる環境下であれば、スマートフォン・パソコンなどのデバイスでどこからでも利用できることがメリットです。連絡が取れるまで指定された回数まで安否確認を続ける機能や、災害情報と連動し自動配信が行われる機能など、システムによっては充実したサービスもあります。情報を管理しやすく利用シーンが多岐に渡るため注目を浴びています。事前に契約と設定が必要なケースがほとんどで、震災時に上手く運用ができるように、予めシステムに慣れておく必要があります。

●安否確認の連絡内容

氏名・所属(学校であればクラス)・現在地・怪我の有無・避難場所への移動や帰宅などのこれからの行動状況・家族の安否状況・自宅の倒壊状況などです。管理者と関係者は、このような情報を総合的に判断し、次の行動の策定します。

災害時に便利な安否確認システム

そこでご紹介したいものがセイコーエコロジア提供の連絡網システムエマージェンシーコールです。これは会社・学校の管理者が伝えたい情報を関係者に一斉発信するシステムです。生徒・従業員やその家族を守るネットワークを援助するコミュニケーションサービスで、緊急連絡の配信や緊急時や災害時に安否確認のメッセージ送信をすることが可能です。パソコンとインターネットの接続環境があれば、簡単に運用を開始することができ設備投資は不要です。そのため、新たに予算を申請することなく初期費用は無料で連絡網システムを構築することができます。

固定電話・携帯電話・スマートフォン(iPhone/Android)・パソコン・FAXと受信デバイスに関わらず一斉に配信することができ、管理者が複数のデバイスへ情報発信する煩わしさを解消します。発信した情報が確認されているかどうかをリアルタイムで確認することができ、発信後の状況を一括でチェックするなど管理もスムーズです。管理データをエクセルにダウンロードできる機能は、データを加工し集計を行う際に便利です。ロボットや人が読み上げたメッセージを固定電話へ連絡することも可能です。連絡を受け取る側が、パソコンやスマートフォンなどの情報機器に関してスキルが高くない場合でも、固定電話・携帯電話・FAXといった使い慣れた連絡手段で確認できるという特長があります。

エマージェンシーコールは一方的な配信だけではなく、質問形式のやりとりも可能です。例えば「出社(登校)が可能ですか」「帰宅が可能ですか」といった質問に対し「可能です」「不可能です」という2択の回答を用意し、集計するといった活用方法もあります。内容は事前に登録しておき繰り返し使用することができます。

エマージェンシーコールは個人情報に関わる部分をセキュリティーセンターで管理しているので安心してご利用いただけます。個人情報の登録・修正を従業員側(生徒側)で行いますので、大切な個人情報を企業側(学校側)で管理する必要はありません。また心臓部であるデータセンターを関東・関西2拠点におき同時運用をしていますので、万が一大規模災害等により通信・電力インフラが喪失しても、全停止を避けるよう体制を整えています。

連絡先は最大10か所登録が可能で、電話番号・FAX番号・メールアドレスなど複数の登録できます。情報受信者が確認作業を行うまで繰り返し連絡する機能により、発信されたメッセージを認知する機会が増えるため、高い回答率を維持できます。独自のサポートシステムで連絡網システムエマージェンシーコールのスムーズな導入をお手伝い致します。

災害時にも報告・連絡・相談のできる強い組織づくりを

災害や事故といった緊急時の対応を事前に検討し準備をしておくことが大切です。ITの発達により現在は様々なソリューションツールが活用できるようになってきました。一つのツールだけに限定せずに、いろいろなオプションを用意しておき、防災対策として企業や学校が率先して関係者の安否を確認できる環境を整えておくと良いでしょう。ツールは被災時用として準備をしておくだけでなく、通常業務でも活用し慣れておく、訓練としてテスト運用する、災害を想定し安否確認訓練を実施するなど、使い慣れておくことが大切です。

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